Home / Producten / Digitalisering

Digitalisering

Digitalisering manifesteert zich doorheen de Data-M-software op verschillende niveaus

1. Binnen de financiële modules: de preregistratie van aankoopdocumenten

Met de module ‘Preregistraties en digitalisering van aankoopdocumenten’ worden de facturen van leveranciers bij ontvangst onmiddellijk digitaal opgeslagen, hetzij door de PDF’s te verslepen naar een map ‘Binnenkomende PDF’s’, hetzij door de papieren facturen naar diezelfde map te scannen.

Een preregistratie is een stadium voor de definitieve boekhoudkundige verwerking. Bijgevolg kan dit ofwel in één keer volledig door een boekhoudkundig persoon gebeuren, ofwel door via een vereenvoudigde creatie door een administratief iemand zonder boekhoudkundige achtergrond.

Het programma van de preregistraties presenteert op een gesplitst scherm rechts de PDF van de factuur van de leverancier, en links het programma van de preregistratie.

Aan preregistraties kan een goedkeuringsflow gekoppeld worden. De preregistratie is geïntegreerd met de aankoopflow: van uit dit programma kan de inkoopverantwoordelijke volledig digitaal controleren of de leveranciersfactuur overeenkomt met de inkomende levering, en die omzetten in een gecontroleerde levering.

Na deze factuurcontrole en de goedkeuring door een bevoegde persoon, wordt de preregistratie boekhoudkundig verwerkt.

Dit heeft tot gevolg dat, én alle aankoopdocumenten digitaal gearchiveerd zijn, én dat ze binnen de Data-M software als PDF zichtbaar zijn voor iedereen die daartoe de nodige rechten heeft.

2. Verkoopfacturen

Eigen verkoopfacturen

De eigen gemaakte verkoopfacturen kunnen gearchiveerd worden en zijn als PDF altijd beschikbaar binnen het pakket. Dat maakt uw papieren klassement van verkoopfacturen overbodig.

XML-facturen

Verkoopfacturen kunnen, in plaats van als PDF, ook als XML verstuurd worden. We maken daarbij gebruik van de UBL-standaard 2.0. Deze XML-facturen kunnen via mail verstuurd worden, of via het Peppol-netwerk.

3. Documenten van de verkoop- en aankoopflow

Eigen papieren documenten zoals offertes, orders, leveringsnota’s, of inkomende bonnen van leveranciers, kunnen via een scanner automatisch gelinkt worden aan het document binnen de Data—M verkoop- of aankoopflow.

Op zelf aangemaakte PDF’s vermelden we automatisch een barcode. Op externe documenten kunt u van uit het betreffende programma een klevertje met barcode printen, dat u op bvb het document van de leverancier kleeft.

Als u bijvoorbeeld iedere dag een aanzienlijk aantal ondertekende leveringsnota’s terug krijgt, betekent dat een aanzienlijke tijdswinst. Papieren sorteren en in mappen steken is niet meer nodig, en van uit het document binnen Data-M heeft u de PDF ervan onmiddellijk bij de hand.

4. Een digitale handtekening

Als u met de Data-M web apps werkt, bestaat de mogelijkheid dat uw klant een orderbon of leveringsnota op een touchscreen digitaal aftekent. Van het order of de leveringsnota wordt eenmalig een PDF gemaakt, die automatisch aan het betrekkende document wordt gelinkt.