Home / Bedrijf / Berichten

Berichten

Elektronische facturatie met de overheid: gemiste kans of opstapje naar de toekomst?

Vanaf 2017 leggen eerst de Vlaamse overheid, later de federale en daarna de lokale besturen u de verplichting op om hen uw facturen elektronisch te bezorgen. Daarmee wordt bedoeld dat deze overheden uw documenten niet enkel als een PDF-bijlage, maar in een gestructureerd (XML-)formaat wensen te ontvangen.

Op het Mercurius-platform van de overheid kan je je facturen manueel ingeven, maar dat is natuurlijk het tegenovergestelde van tijds- en efficiëntiewinst.

We merken dat de kmo’s in eerste instantie een afwachtende houding aannemen tegenover een geautomatiseerde e-facturatie. Vraag is hoe dat komt. Iemand suggesties?

Bij Data-M hebben we een decennia lange ervaring met EDI (voornamelijk de uitwisseling van orders en facturen) tussen de producent, de grootdistributie, en hun logistieke partners.

De vraag houdt ons dan ook al lang bezig wanneer elektronische facturatie eindelijk eens van de grond zou komen tussen (kleinere) kmo’s onderling.

Cruciaal is daarbij natuurlijk het gebruik van standaarden. De klassieke EDI was in de praktijk altijd een beetje een ‘standaard’ waar in functie van specifieke noden van de ene of de andere partij nog wat moest aan bijgespijkerd worden

Op Europees niveau is van uit de financiële wereld ondertussen de efff-standaard ontstaan. De Belgische overheden opteren voor een variant die Peppol heet.

Wie had gedacht dat je vanaf nu je XML (en PDF) –factuur zo maar naar de overheid zou kunnen sturen, heeft het bij het foute eind. Tussen de kmo en de overheid staat de access point provider die een communicatie moeten opzetten. We gunnen het aan iedereen om zijn boterham te verdienen, maar de bedrijfsleider van een kleinere kmo percipieert deze tussenpartij vooral als een bijkomende drempel en kostenfactor.

Het voordeel in geval van de overheid ligt voornamelijk bij de ontvanger die zijn facturen automatisch kan verwerken. Natuurlijk is er niemand tegen een efficiënte overheid, maar de kmo-verzender moet wel de grootste inspanning leveren.

Is de elektronische facturatie naar de overheid via de tussenstap van access point providers dan een gemiste kans? Sommige bedrijfsleiders ervaren dit zo.

Maar waarom kunnen we de XML-facturen die we naar de overheid sturen niet als een opstapje zien om er als kmo’s onderling ons voordeel uit te halen.

Bij kleinere volumes zijn we nooit een groot voorstander geweest voor het omzetten van PDF-facturen naar gestructureerde documenten via scanning en tekstherkenning.

Als kmo’s nu eens massaal hun facturen via XML naar elkaar sturen, dan liggen de voordelen voor het rapen:

1. De factuur kan automatisch in de boekhouding verwerkt worden, zodat ze enkel nog dienen goedgekeurd te worden.

2. De begeleidende PDF van de leverancier kan meteen elektronisch bewaard worden en binnen de boekhouding gevisualiseerd worden bij het ingeschreven aankoopdocument.

We merken vandaag vaak nog een zekere terughoudendheid om het papieren klassement helemaal te vervangen door een elektronische opslag. Toch hebben we ook de indruk dat die houding nu echt wel aan het veranderen is. The Times They Are a-Changin', en bij Data-M denken we dat de tijd daar rijp voor is.